CÁC BƯỚC TỰ LÀM THỦ TỤC XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA MỚI NHẤT 2020

August 25 2020
cac-buoc-tu-lam-thu-tuc-xuat-nhap-khau-hang-hoa

Bạn muốn xuất nhập khẩu một lô hàng nhưng không muốn thuê một bên dịch vụ khác, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đầy đủ các bước để bạn có thể tự mình làm.

 

lam-thu-tuc-xuat-nhap-khau-the-nao?
Phải làm thủ tục như thế nào?

Nghiên cứu các thủ tục cần cho hàng hóa nhập khẩu

Khi muốn nhập khẩu một hàng hóa, các thông tin doanh nghiệp cần tìm hiểu về mặt hàng đó bao gồm : 

  • Loại hình nhập khẩu : hàng gia công, kinh doanh, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất
  • Mặt hàng là loại hàng cấm nhập hay phải xin giấy phép không
  • Thuế VAT
  • CO form nào, có được miễn trừ thuế Nhập khẩu không
  • Mặt hàng có cần làm các thủ tục : Kiểm tra chất lượng, Kiểm dịch, Hợp quy…

Các thông tin này các bạn có thể tìm hiểu thông tin trên mạng và trên biểu thuế Xuất nhập khẩu được ban hành

Chuẩn bị các chứng từ cần thiết

Hợp đồng ngoại thương : Trong hợp đồng ngoại thương cần có đầy đủ : Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, vận chuyển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng. Bạn cần kiểm tra đầy đủ tính hợp lệ, đầy đủ của chứng từ

Ở bước này nếu bạn cẩn thận kiểm tra thì quá trình nhập khẩu hàng hóa của bạn sẽ diễn ra thuận lợi và tiết kiệm thời gian hơn nhiều.

Một số chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng mà bạn cần xem trước và hiểu : 

  • Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Chi tiết đóng gói (Packing list)
  • Vận đơn (Bill of lading)
  • Chứng nhận xuất xứ (CO)

Ngoài ra một số chứng từ khác mà lô hàng của bạn cần như CQ ( giấy chứng nhận chất lượng Certificate of Quality), Giấy xác nhận hun trùng (Fumigation Certificate),..Trong trường hợp hàng hóa bạn cần giấy tờ gì thì nghiên cứu và làm thủ tục để có các giấy tờ đó.

Một số thông tin và số liệu trên chứng từ bạn cần đối chiếu, kiểm tra giữa các chứng từ để đảm bảo sự thống nhất và chính xác như: 

  • Tên hàng,Mô tả, Đơn giá, Số lượng trên Invoice, hợp đồng
  • Số kiện, tổng trọng lượng hàng (gross weight) trên B/L va P/L
  • Kiểm tra CO từng chi tiết, đối chiếu với các chứng từ khác như B/L, Invoice, Packing List

Cùng với bên bán hàng, bổ sung các giấy tờ còn thiếu. Sau bước này về cơ bản đã có một bộ chứng từ đầy đủ.

anh-hang-hoa-cho-o-kho
Hàng sẽ được giữ tại kho nếu không làm chứng từ sớm

Chuẩn bị chữ ký số

Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều đã sử dụng chữ ký số để khai thuế. Nếu công ty bạn đã có chữ ký số, bạn có thể sử dụng luôn, không cần khai thêm. Nếu chưa có bạn có thể mua chữ ký số từ các thương hiệu lớn. Khi đã có chữ ký số bạn cần đăng ký với Tổng cục hải quan thì mới truyền được tờ khai điện tử. Bạn có thể nhờ bên bạn chữ ký số đăng ký hộ, bên bán làm rất nhanh và thường sẽ miễn phí. 

Trong trường hợp bạn tự đăng ký thì cần đăng ký chữ ký số 2 lần và làm theo hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan

  • Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, CO… Làm xong, đợi vài tiếng là hệ thống cập nhật.
  • Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường phải đợi đến ngày hôm sau mới dùng được chức năng này.

Cài đặt phần mềm hải quan

Hiện này rất nhiều công ty sử dụng phần mềm ECUS của Thái Sơn. Bạn hoàn toàn có thể tự tải trên website của Thái Sơn , trên trang có hướng dẫn sử dụng và cài đặt, nhưng theo kinh nghiệm của bản thân bạn nên nhờ nhân viên Thái Sơn cài giúp, nhanh và chính xác . Phần mềm có miễn phí và sau đó phải thanh toán phí, Thái Sơn sẽ tư vấn trực tiếp phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp của bạn.

giao-dien-phan-mem-ecus-sau-khi-cai-dat-thanh-cong
Giao diện ECUS5 sau khi bạn cài đặt thành công

Làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất, hoặc nhập khẩu. Một số kiểm tra chuyên ngành thường kiểm tra với hàng nhập khẩu là kiểm tra chất lượng, kiểm tra y tế, kiểm dịch động thực vật, an toàn thực phẩm, đăng kiểm xe cơ giới, xe máy chuyên dụng…

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến ( Arrival Note ) của hãng vận chuyển, bạn nên làm hồ sơ đăng ký và lên tờ khai. Giấy này thường đến 1-2 ngày trước khi tàu đến cảng. Cơ quan chuyên ngành sẽ kiểm tra bộ hồ sơ xem đã đầy đủ và hợp lệ, sau đó sẽ cấp cho bạn số và ngày đăng ký. Thông thường họ sẽ đóng dấu và ghi vào ô xác nhận trên giấy đăng ký bạn nộp

Truyền tờ khai hải quan

Như đã nói ở bước 5, bạn lên tờ khai sau khi có AN.  Sử dụng phần mềm khai hải quan bạn đã cài đặt để nhập thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Nếu chưa biết cách nhập bạn có thể xem hướng dẫn lên tờ khai của Thái Sơn 

Việt khai và truyền tờ khai cho người mới hoàn toàn có thể hơi rắc rối và khó vì có nhiều mã số  mã địa điểm, mã loại hình, mã hải quan…)  mà bạn không biết, bạn có thể tìm sự giúp đỡ từ người thân, hoặc người quen,..

Khi đã lên đủ những phần cần thiết của tờ khai, bạn có thể truyền thử tờ khai. Tờ khai sẽ được cấp số khi thông tin đầy đủ, hợp lệ. Sau khi truyền thử, bạn cần kiểm tra lại lần nữa các thông tin quan trọng như mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan (những thông tin này nếu sai nhiều khả năng bạn sẽ bị hủy tờ khai mà không được truyền lại)

Ngoài ra bạn cũng nên check lại số thuế phải nộp bằng file Excel. Lập một file tính toán sẵn bằng excel sau này bạn sẽ còn phải dùng nhiều.

Sau khi truyền chính thức tờ khai sẽ tự động được phân luồng theo các luồng đã giới thiệu bên trên :

  • Luồng xanh 
  • Luồng vàng
  • Luồng đỏ

Sau đó các bạn in tờ khai và chuyển sang bước tiếp theo.

cho-doi-to-khai-thong-quan
Chờ đợi tờ khai thông quan tại chi cục

Làm hồ sơ giải phóng hàng

Căn cứ Khoản 1 Điều 36 Luật Hải quan Luật Hải quan quy định :

Giải phóng hàng hóa là việc cơ quan hải quan cho phép xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa khi đáp ứng đủ các điều kiện sau :

  1. a) Hàng hóa đủ điều kiện để được xuất khẩu, nhập khẩu nhưng chưa xác định được số thuế chính thức phải nộp;
  2. b) Người khai hải quan đã nộp thuế hoặc được tổ chức tín dụng bảo lãnh số thuế trên cơ sở tự kê khai, tính thuế của người khai hải quan”

Bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ giải phóng hàng bao gồm: 

  • Hợp đồng ngoại thương
  • Điện chuyển tiền của hợp đồng ngoại thương
  • Tờ khai Hải Quan đã phân luồng
  • Invoice
  • Packing List
  • Vận đơn
  • Giấy giới thiệu

Lấy lệnh giao hàng với hàng nhập

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D/O.

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Các thông tin bạn nên để ý trên Giấy báo hàng đến ( AN) bao gồm:

  • Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh
  • Có phải xuất trình vận đơn gốc không
  • Nhiều hãng không ghi thông tin chi phí, nếu có thì cần để ý các phụ phí phải nộp như phí CIC, phí chứng từ,…

Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Tuy mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo những chứng từ sau:

  • Chứng minh nhân dân: 1 bản photo
  • Vận đơn: 1 bản photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hãng có bản photo sẵn, nhưng có hãng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan.
  • Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.

Tiền phí: nộp tại ngân hàng (nhân viên ngồi ngay tại hãng tàu, hoặc ở gần đó).

Làm thông quan với hàng xuất

Với hàng xuất thì rất đơn giản, bạn chỉ cần xem lại bộ hồ sơ chứng từ đã đầy đủ như ở trên chúng tôi nói để có thể xử lý tại chi cục hải quan bạn kê khai.

 

hang-hoa-kiem-hoa-ban-dem
Hàng hóa đợi kiểm hóa ban đêm

Tổng hợp lại chứng từ về hàng hóa để làm thủ tục thông quan

Sau khi có luồng tờ khai, bạn chỉ cần dựa vào luồng đó để có thể dựa vào đấy làm việc với chi cục hải quan

Hoàn thành thủ tục tại chi cục hải quan

Tờ khai luồng xanh

Với tờ khai luồng xanh, bạn chỉ cần nộp hồ sơ chứng từ và nộp thuế nếu có là có thể xuất hoặc lấy hàng

Tờ khai luồng vàng

Tờ khai luồng vàng là do hải quan đã nghi ngờ giấy tờ của bạn có vấn đề về, bạn nên kiểm tra lại giấy tờ có khớp với hàng hóa đã khai chưa và lên gặp hải quan để giải trình giấy tờ.

Tờ khai luồng đỏ

Lúc này hàng hóa của bạn đã phải kiểm hóa(thường kê khai lần đầu hay các mặt hàng đặc thù) sẽ phải đợi Hải Quan kiểm tra hàng hóa xong mới được giải phóng hàng.

Trên kia là những việc bạn cần làm để có thể làm xuất nhập khẩu một lô hàng, nếu bạn thấy có gì khó hiểu có thể gọi đến số: 0987.287.988 để có thể giải đáp thắc mắc, hoặc bạn tham khảo dịch vụ hải quan trọn gói của chúng tôi

Mạc Hữu Toàn

Write a Reply or Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Call Now Button
error: Content is protected !!